Adapun para pemateri pada pelatihan ini adalah dari widyaiswara Balai Latihan Koperasi Jawa Timur yang mengajarkan akuntansi secara manual dan team Radian yang mengajarkan akuntansi secara komputernya menggunakan Armadillo Simpan Pinjam.

Diantara para peserta, ternyata ada yang sudah lama memakai program Armadillo Simpan Pinjam karena termasuk dalam jajaran USP Integrasi Puskud Jatim yaitu USP Kud Tani Putra dan USP Kud Subur yang berada di Kabupaten Probolinggo.

Selama tiga hari pelatihan, materi yang diberikan pada hari pertama adalah tentang akuntansi secara manual, baru pada hari kedua dan ketiga baru menginjak pada pelatihan akuntansi komputer menggunakan program Armadillo Simpan Pinjam. Penting untuk mengetahui mengenai akuntansi manualnya terlebih dahulu karena meskipun menggunakan Armadillo Simpan Pinjam sudah menghasilkan jurnal secara otomatis, akan tetapi seorang user juga harus tahu bahwa jurnal yang dihasilkan sudah benar atau salah dan apa pengaruhnya pada laporan rugi laba dan neraca.

Dalam pendidikan dan pelatihan ini, peserta memperoleh berbagai pengetahuan tentang menjalankan akuntansi koperasi terkomputerisasi menggunakan program Armadillo Simpan Pinjam. Selain itu, pengetahuan akuntansi mengenai setup daftar akun/perkiraan, perbandingan metode bunga pinjaman accruel dan cash-basis, perhitungan bunga pinjaman flat, rc, dan efektif, penghitungan bunga simpanan metode saldo minimum dan saldo rata-rata, juga dipelajari ulang dan diulas penerapannya dalam komputer akuntansi.

Meskipun sama-sama menjalankan usaha simpan pinjam akan tetapi Karena jenis koperasi yang berbeda beda , maka pertanyaan yang diajukan selama proses pelatihan ini juga bervariasi,sebagi contoh cara menjalankan usaha simpan pinjam pada KSP tidak sama dengan cara menjalankan usaha simpan pinjam pada KPRI yang nota bene melakukan potong gaji.

Pelatihan ini berlokasi di meeting room Hotel Sukapura Permai. Hotel yang terletak di lereng gunung Bromo ini sengat cocok untuk menjadi tempat diadakannya pelatihan seperti ini, karena selain suasana yang nyaman, udara pegunungan yang sejuk sangat terasa saat berada di ruangan pelatihan sehingga peserta tetap antusias untuk mengikuti pelatihan meskipun dengan jadwal yang intens mulai pagi sampai malam hari.

Dotspot studio adalah web developer company yang bertempat di Pulau Bali, tepatnya di Jl. Bypass Ngurah Rai – Puri Jimbaran No.1. Bapak Ame Abdee selaku pemilik dan manager dari Dotspot studio melihat peluang untuk dipasarkannya Armadillo Accounting System di Pulau Bali dan sekitarnya.

Oleh karena itu, pada tanggal 17-18 Agustus 2009, Bapak Gunawan selaku General Manager Radian Multi Prima Malang melakukan kunjungan ke Dotspot studio Bali guna menjalin hubungan kerjasama sekaligus meresmikan Bapak Ame Abdee dari Dotspot studio sebagai sales representative Armadillo.

Dengan dibukanya sales representative baru ini, setelah sebelumnya juga sudah dibuka sales representative Armadillo di Balikpapan – Kalimantan Timur, diharapkan Armadillo Accounting System yang telah dikembangkan Radian Multi Prima Malang sejak tahun 2002 ini, akan makin dikenal oleh masyarakat Indonesia pada umumnya dan masyarakat di daerah Pulau Bali dan sekitarnya pada khususnya.

Rencana ke depan yang telah diproyeksikan adalah menjalin kerjasama dengan Dotspot studio selain sebagai sales representative, juga sebagai support center Armadillo Accounting. Karena dengan semakin banyaknya client, maka permintaan terhadap support dan konsultasi dalam implementasi semakin meningkat. Hal ini mendorong kami untuk lebih berusaha mendekatkan diri sebagai pelanggan agar proses support semakin efektif dan efisien.

Pelatihan komputer akuntansi menggunakan Armadillo Accounting juga menjadi salah satu agenda kerjasama untuk dilakukan di Dotspot studio. Setelah sebelumnya tim trainer Armadillo juga telah mengisi pelatihan akuntansi computer di beberapa tempat di Pulau Jawa, maka dengan kerjasama yang baru ini diharapkan tim trainer Armadillo bisa berbagi ilmu dengan makin banyak customer maupun praktisi akuntansi di berbagai daerah yang tentunya akan banyak memberikan masukan bagi kami untuk pengembangan system akuntansi dan software yang kami kembangkan.

Pelatihan yang dibuka oleh Kepala Dinas Koperasi dan UKM Kota Mojokerto ini, dilaksanakan pada tanggal 22 sampai dengan 25 juni 2009 yang bertempat di laboratorium komputer SMPN 9 Kota Mojokerto dan dilaksanakan setiap harinya mulai jam 8 pagi sampai jam 4 sore.

Pelaksanaan pelatihan ini dilatarbelakangi sosialisasi peraturan Menteri Negara Koperasi dan UKM No.19 Tahun 2008 tentang pedoman pelaksanaan usaha simpan pinjam oleh koperasi, peraturan Menteri Negara Koperasi dan UKM No.20 Tahun 2008 tentang Pedoman penilaian kesehatan koperasi simpan pinjam dan unit simpan pinjam koperasi dan peraturan Menteri Negara Koperasi dan UKM No.21 Tahun 2008 tentang Pedoman pengawasan koperasi simpan pinjam dan unit simpan pinjam koperasi.

Dengan harapan agar proses pelatihan lebih efektif dan optimal maka pelatihan dilaksanakan dalam dua gelombang karena jumlah perangkat komputer yang ada tidak bisa mengakomodasi seluruh peserta jika dilaksanakan satu gelombang saja. Selain itu, diharapkan peserta bisa saling melengkapi pengetahuan yang diperoleh rekan se-koperasi yang juga mengikuti pelatihan pada gelombang yang berlainan.

Dalam pendidikan dan pelatihan ini, peserta memperoleh berbagai pengetahuan tentang menjalankan akuntansi koperasi terkomputerisasi menggunakan program Armadillo Simpan Pinjam. Selain itu, pengetahuan akuntansi mengenai setup daftar akun/perkiraan, perbandingan metode bunga pinjaman accruel dan cash-basis, perhitungan bunga pinjaman flat, rc, dan efektif, penghitungan bunga simpanan metode saldo minimum dan saldo rata-rata, juga dipelajari ulang dan diulas penerapannya dalam komputer akuntansi.

Dengan pelatihan metode praktek langsung menjalankan aplikasi ini, diharapkan peserta bisa lebih memahami tentang pentingnya komputerisasi akuntansi pada koperasi. Kemudahan dalam pelaporan dan efisiensi pembukuan diharapkan dapat menghindarkan koperasi terhadap kesalahan pancatatan manual yang sering terjadi karena validitas entry menjadi mudah dilacak jika diketahui ada kesalahan.

Pada hari terakhir, team dari Armadillo juga mempresentasikan produk terbarunya yaitu SMS Banking Koperasi. Dengan program ini, nasabah koperasi bisa mengetahui saldo simpanan dan sisa pokok pinjamannya dengan mudah melalui media SMS. Peserta pelatihan juga mencoba langsung implementasi dari SMS Banking Koperasi ini dengan mendaftarkan nomornya pada database Armadillo kemudian melakukan pengecekan saldo melalui SMS.

Selama empat hari pelatihan, animo peserta sangatlah tinggi, sehingga proses pelatihan dapat berjalan dengan baik dan sukses. Setelah mengikuti pelatihan ini, setiap peserta yang masing-masing juga telah memiliki CD demo Armadillo diharapkan bisa berbagi pengetahuan dengan teman seprofesi tentang standar komputerisasi akuntansi keuangan terutama dengan menggunakan Armadillo Simpan Pinjam.

Memahami kebutuhan akan informasi yang disajikan secara cepat disaat seorang anggota/nasabah yang ingin melakukan pembayaran angsuran atau pelunasan, menginspirasi pengembangan armadillo simpan pinjam 2009 untuk dapat memberikan informasi tersebut secara instant.

Di armadillo simpan pinjam 2009 Servicepack 3.00 kita dapat melihat informasi tersebut secara cepat di dalam modul kartu pinjaman.

Adapun informasi tersebut meliputi keterangan nominal pinjaman, jangka waktu, suku bunga pinjaman dan informasi kewajiban angsuran pokok & bunga per nasabah berdasarkan perjanjian pada saat pengajuan pinjaman.

Adapun keterangan tiap kolom sebagai berikut :

1. Realisasi : besar nominal pinjaman per nasabah
2. Tanggal : tanggal realisasi nasabah terjadi
3. Jenis bunga : jenis bunga atau metode bunga berdasarkan perjanjian dengan nasabah
4. Pendapatan YMH : pendapatan atau bungan terhutang per nasabah
5. Angsuran pokok dan bunga : informasi saldo pokok dan bunga pinjaman terhutang per periode
6. Total Angsuran : Informasi total pinjaman terhutang per periode
7. Masuk periode angs ke - : Informasi jumlah periode berjalan masa angsuran nasabah
8. Kolektibilitas : Tingkat NPL (Non Performing Loan) per nasabah
9. Total bunga harus dibayar : Jumlah bunga terhutang nasabah
10. Yang sudah terbayar : Jumlah pokok & bunga pinjaman yang sudah terbayar
11. Sisa yang belum terbayar : merupakan sisa pinjaman terhutang nasabah yang belum terbayar
12. Total yang belum terbayar : Informasi sisa pinjaman terhutang baik pokok dan bunganya

Dengan adanya informasi tersebut kita dapat menganalisis pinjaman dan mengetahui tingkat pengembalian pinjaman per nasabah sesuai dengan perjanjian, sehingga kita dapat menyesuiakan perlakuan atau kebijakan untuk masing-masing nasabah.

Sebagai contoh kita dapat mengetahui tingkat kolektibiltas peminjam tesebut dan juga jika peminjam tersebut ingin melakukan pelunasan di tengah2 angsuran, maka kita dapat mengambil kebijakan seberapa banyak potongan angsuran bunga yang bisa kita berikan.

Seperti gambar di bawah ini :

Kami menamakannya kolektibilitas atau bisa diartikan tingkat pengembalian pinjaman dari para kreditur, sedangkan pada istilah Bank dinamakan NPL (Non Performing Loan). Dengan tampilanberbentuk grafik, fasilitas ini memberikan informasi secara instant (dalam hitungan detik) tentang kesehatan sebuah usaha simpan pinjam. Anda dapat melihat informasi mengenai berapa persen pinjaman Anda yang LANCAR,KURANG LANCAR,DIRAGUKAN atau MACET.

Batas jumlah hari yang masuk dalam masing-masing kategori di atas juga bisa di atur sendiri, karena selama ini memang belum ada standard dari Dinas Koperasi tentang aturan kolektibilitas pinjaman ini.

Selain informasi dari neraca dan rugilaba yang sudah disediakan sebelumnya diharapkan dari informasi ini dapat memberikan masukan yang berguna bagi manager dalam mengambil sebuah keputusan mengenai usaha yang sedang di jalankan dan juga bagi Ketua serta pemodal dapat dijadikan acuan dalam melakukan investasi dalam usaha simpan pinjam yang sedang dijalankan.

Dari jajaran Puskud Jatim, dalam rapat ini diwakili oleh Bpk. Hanang, Bpk. Purnomo, dan Bpk. Syafrudin Doni. Sedangkan tim dari Radian yang hadir adalah Bpk. Gunawan, Bpk. Wiyono, Bpk. Herdian, Sdr. Raditya, dan Sdr. Haris. Adapun peserta rapat lainnya tentu saja adalah para undangan perwakilan dari USP terintegrasi Puskud yang terdiri dari perwakilan USP KUD Budi Makmur Nganjuk, USP KUD Nugroho Kediri, USP KUD Sidodadi Probolinggo, USP KUD Dewi Sri Tulungagung, USP KUD Pembangunan Banyuwangi, USP KUD Trisno Maneko Karyo Tuban, USP KUD Beringin Korong Bangkalan, USP KUD Bunga Harum Sumenep, dan USP KUD Among Tani Nganjuk.

Dalam rapat evaluasi tersebut, perwakilan dari masing-masing USP integrasi diberi kesempatan untuk mengajukan berbagai pertanyaan dan permasalahan yang berkenaan dengan teknis operasional program Armadillo Simpan Pinjam untuk USP. Dan kebanyakan permasalahan yang diutarakan berhubungan dengan prosedur Tutup Buku Tahunan, mengingat pada saat diselenggarakan rapat evaluasi ini, para undangan yang hadir mayoritas adalah operator Armadillo yang masih tergolong baru dan belum melewati proses Tutup Buku atau Input Jurnal Tutup Tahun, sehingga bermasalah pada laporan keuangan baik neraca atau rugi laba (kumulatif) yang masih menggabungkan laba tahun yang telah lalu dan laba tahun berjalan. Adapun petunjuknya bisa dilihat pada artikel Prosedur Tutup Buku / Jurnal Akhir Tahun.

Sedangkan hal-hal lain yang dibicarakan dalam rapat tersebut masih seputar kurangnya pemahaman operator Armadillo terhadap hal-hal yang berkenaan dengan komputer, seperti copy data atau backup, koneksi internet, dan permasalahan terhadap hardware atau operating system yang menyebabkan terhambatnya kinerja USP dalam menjalankan komputerisasi simpan pinjam dengan menggunakan Armadillo.

Namun secara umum dapat disimpulkan bahwa komputerisasi yang berjalan di USP-USP Integrasi Puskud Jatim sudah berlangsung dengan baik. Adapun permasalahan yang muncul adalah manifestasi dari proses perubahan sistem yang sebelumnya manual menjadi terkomputerisasi dan otomatis. Hal ini haruslah dianggap sebagai suatu proses pembelajaran bagi klien untuk menjadi lebih maju dan bagi kami selaku pihak pengembang untuk selalu bisa membuat inovasi dan mengedepankan quality of service demi kepuasan klien.

Jika Anda memiliki beberapa usaha yang masing-masing menggunakan Armadillo sebagai program akuntansinya, baik Armadillo Accounting maupun Armadillo Simpan Pinjam ataupun antar keduanya, maka Anda bisa membuat laporan gabungan atas usaha-usaha tersebut secara otomatis melalui menu konsolidasi yang ada.

Pada update terbarunya, menu konsolidasi pada Armadillo telah diperbarui sehingga diharapkan lebih memudahkan pengguna untuk melakukan prosedur konsolidasi ini. Adapun keterangan lebih lanjut mengenai konsolidasi neraca pada Armadillo bisa Anda baca di Petunjuk Operasional Armadillo.

Perkiraan yang perlu di tutup akhir tahun adalah :
1. Pendapatan (revenue)
2. HPP (COSG)
3. Biaya (expenses)

Proses Akhir tahun itu juga berfungsi untuk :
1. Memisahkkan bukti transaksi antar periode atau akhir tahun buku
2. Menentukan Rugi Laba akhir periode atau tahun
3. Melakukkan Cut-Off antar periode atau tahun buku

Proses ini dimaksudkan sebagai:
1. Mengetahui kekayaan usahanya di akhir periode atau akhir tahun
2. Menilai dan melihat perkembangan pencapaian suatu usaha.

Cara melakukan proses tutup buku dalam program Armadillo Accounting atau Simpan Pinjam adalah sebagai berikut:
1. Cetak laporan neraca percobaan atau laba rugi tahunan per akhir periode atau akhir tahun
2. Masuk menu jurnal
3. Isi jurnal / membuat jurnal baru
4. Pilih tanggal akhir tahun
5. Isi referensi
6. Isi keterangan (ex: jurnal tutup buku per “periode yang akan ditutup”)
7. Masukkan semua nilai semua pendapatan (revenue) sampai akhir periode atau tahun (dari neraca percobaan atau rugi laba tahunan) di sebelah debet
8. Masukkan semua nilai semua HPP (COSG) sampai akhir periode atau tahun di sebelah kredit
9. Masukkan semua nilai biaya (expenses) sampai dengan akhir periode atau tahun di sebelah kredit
10. Selisih yang merupakan “Rugi laba pertahun” dimasukkan ke perkiraan SHU Ditahan atau SHU Belum Dibagi pada posisi kredit (jika laba/untung)
11. Simpan.

Tampilan akan tampak sebagai berikut :

Untuk mengetahui nama-nama peminjam yang seharusnya membayar pada tanggal tertentu, Armadillo Simpan Pinjam menyediakan laporan baru yaitu Laporan Tunggakan untuk pinjaman flat (cash basis). Melalui laporan ini dapat diketahui siapa saja peminjam yang jatuh tempo pada suatu tanggal. Laporan ini sangat berguna untuk melakukan penagihan terhadap nasabah jika diperlukan.

Bagi pengguna Armadillo simpan pinjam, saat ini sudah tersedia menu skema angsuran yang bisa dicetak untuk peminjam baru yang melakukan realisasi. Skema angsuran ini secara otomatis akan menampilkan tanggal jatuh tempo per bulannya beserta jumlah angsuran, baik pokok maupun bunga, yang harus dibayarkan oleh nasabah. Pada print-out skema angsuran ini juga dapat diketahui estimasi saldo pokok yang dimiliki nasabah pada setiap angsurannya.